Isabella Gualtieri
titolare del Centro servizi Gualtieri Isabella s.r.l.

QUALI DATI PER LA SCRITTURA DELL'IMPRESA

Intervista di Angela Sforza

Quali sono i servizi che offre Gualtieri Isabella s.r.l. e a quali clienti si rivolge?

La nostra azienda è nata prima di tutto per offrire alle aziende di vari settori la registrazione di dati. Nel corso degli anni, questo servizio ha incontrato varie trasformazioni. Mentre un tempo, per esempio, i documenti da registrare venivano trattenuti presso di noi e riconsegnati al cliente dopo la registrazione, oggi molti clienti ci considerano come una propria sede distaccata: grazie al collegamento in rete, infatti, possiamo avere accesso direttamente a fatture e altri documenti di cui il cliente ha acquisito l’immagine in computer e la registrazione può avvenire in tempo reale, senza spostamento di materiale cartaceo. È un servizio che sta prendendo piede e che le imprese gradiscono anche perché, quando il loro personale va in pensione o rimane a casa per qualsiasi motivo, non hanno bisogno di sostituirlo, noi conosciamo il lavoro e possiamo incrementarlo al momento opportuno. Ancora oggi, comunque, continuiamo a recarci nelle aziende, anche se limitatamente al periodo necessario a imparare il lavoro o quando dobbiamo lavorare su documenti che le aziende non possono fare uscire per motivi di sicurezza e di privacy. Il nostro personale, molto qualificato, si reca presso l’azienda, acquisisce il lavoro e può continuare a lavorare per il periodo necessario, ciascuna volta che il cliente lo richiede, oppure può continuare il lavoro nella nostra sede e trasmettere i dati registrati all’azienda.

Quando parliamo di registrazione di dati, ci riferiamo a fatture e altri documenti?

Per registrazione dati s’intende la trasformazione in digitale di tutto quello che è cartaceo: da una semplice anagrafica alle fatture di contabilità, fatture estere, anche extra UE, magazzini, inventari, tutto quello che si esprime in lettere o in numeri viene digitalizzato sui programmi utilizzati dall’azienda cliente, in modo che poi essa possa gestirlo per scopi precisi.

Una novità assoluta è che stiamo attrezzandoci per effettuare l’acquisizione dati con la lettura ottica e per questo stiamo facendo un investimento piuttosto elevato.

Tra gli altri servizi, offriamo una casella postale dove le aziende possono fare pervenire le cartoline dei concorsi promozionali. In questo modo, delegano a noi la gestione dei concorsi: dalla registrazione anagrafica dei concorrenti alla spedizione della relativa corrispondenza, all’assegnazione del premio.

Inoltre, offriamo un servizio utile nella televendita e nelle ricerche di mercato. Per esempio, sulla qualità del proprio prodotto, un’azienda può commissionarci un’indagine diretta ai propri clienti o fornitori e, in questo modo, evitare d’impiegare tempo e risorse interne, preziose per attività più inerenti al proprio business specifico.

Spesso, le aziende ci chiedono di stampare e inviare vari tipi di lettere personalizzate, in italiano o in altre lingue. Chiaramente, controlliamo gli indirizzi, in modo da avere il minor numero di ritorni possibile. La spedizione può essere effettuata con tariffa di posta ordinaria, prioritaria o raccomandata, usufruendo del nostro servizio di anticipazione delle spese postali e evitando le code agli sportelli, nel caso di lettere raccomandate. Oltre alle lettere, possiamo fare l’assemblaggio di brochure con CD o DVD, che spediamo attraverso il nostro collegamento con il DHL.

I vari servizi che offriamo sono diretti a tutti i settori e a tutti i tipi di aziende, dall’officina meccanica all’ente statale, l’importante è avere un tracciato su cui lavorare e l’indicazione della fonte da cui trarre i dati.

Per tracciato intende un programma?

Il tracciato non è altro che quello che si deve acquisire: se si deve acquisire un’anagrafica, il tracciato sarà, per esempio, di dieci caratteri per un codice, venti caratteri per il cognome, venti per il nome, ecc. Sono campi delimitati da un numero fisso di caratteri.

Noi trasformiamo questo tracciato in un programma con cui facciamo la semplice registrazione di un documento con quelle caratteristiche.

Il problema nasce quando un cognome, un nome o una località hanno una lunghezza superiore a quella prevista dal campo. È chiaro che, in questo caso, è molto importante abbreviare in modo che sia comprensibile, soprattutto ai fini del recapito postale. A volte, sono le stesse aziende a darci indicazioni sui criteri di abbreviazione a cui attenersi. Ciascuna delle ragazze che lavora nella nostra ditta – costituita interamente da donne – impara i criteri impartiti da ciascun cliente, indipendentemente che sia lavoro acquisito personalmente o da un’altra collega.

Quindi, nella vostra azienda, non esiste chi possa dire: “Di questo cliente non me ne occupo io e non so come si fa questo lavoro”?

No, da noi, ciascuna sa quello che facciamo e come lo facciamo per ciascun cliente.

Questo anche perché, se una di loro rimane a casa per motivi di malattia o per un periodo di ferie, non possiamo ritardare le consegne. Pertanto, quando occorre acquisire un nuovo incarico o gli aggiornamenti rispetto a un incarico precedente, una o due ragazze si recano dal cliente e poi sono in grado di trasmettere alle colleghe tutto ciò che hanno acquisito.

Questo dà modo di capire che voi rispettate sempre i tempi di consegna, indipendentemente dagli imprevisti.

Tutte conoscono tutti i lavori di tutti i clienti. Questo è il sistema migliore per responsabilizzare le persone, perché nessuno rimanga chiuso, nessuno possa dire: “Io faccio solo questo lavoro e quello non riesco a farlo” – maggiore è l’elasticità e maggiore è il risultato del lavoro svolto – e, infine, perché i clienti sono contenti, tanto che tornano, anche dopo svariati anni, a richiedere gli stessi servizi. Noi usiamo un sistema di qualità che mette il personale in condizione di acquisire tutti gli strumenti per ottenere i migliori risultati.

E la soddisfazione del personale è dimostrata dal fatto che con noi lavorano le stesse persone da anni e non hanno nessuna intenzione di cambiare azienda.